Форум өткізу бойынша көрсетілетін қызметтер (техникалық сипаттама)

1. Тапсырыс беруші: Қазақстан Республикасы Сыртқы істер министрлігі жанындағы «Отандастар қоры» КЕАҚ.

 

2. Сатып алынатын қызметтердің мақсаты: Әлемдегі қазақ азаматтарын біртұтас, ортақ идеялар төңірегінде біріктіру үшін бірыңғай алаң құру. Шетелде тұратын отандастардың бірлігін арттыру, болашаққа деген кәсіби көзқарастарды анықтау, олардың тарихи отанына қатысты болашақ жоспарлармен алмасу, қол жеткізілген нәтижелермен таныстыру, отандастарды қолдау бойынша нақты құралдар мен жобаларды әзірлеу, сондай-ақ оларды іске асыруда өзара түсіністікті тереңдету. Қордың маңызын және ауқымды жұмысын көрсету.

 

2.1. Әлеуетті өнім беруші Тапсырыс берушіге Астана қаласында кемінде 150 шетелдік делегатты қоса алғанда, форумға шақырылған 300 қонақтың қатысуымен бір күндік іс-шараны өткізу және Мемлекет Басшысының және/немесе ҚР күзетілетін адамдарының қатысуымен панельдік сессияларды, көрме жәрмеңкесін және пленарлық отырысты ұйымдастыру жөнінде қызметтер көрсетуге міндетті.

 

3. Қызмет көрсетушілерге қойылатын біліктілік талаптары.

Қызметтерді уақтылы және сапалы көрсету және түпкілікті мақсатқа қол жеткізу үшін әлеуетті өнім беруші техникалық ерекшелік құрамында ұсынылатын сапалық қызметтердің көрсеткіштері ретінде келесі ақпарат пен құжаттарды ұсынуға тиіс:

3.1. Компанияның немесе лэйблдың негізгі портфолиосы ретінде электронды және басып шығарылған презентациясы;

3.2. Мәтіндік құжаттағы компанияның немесе лэйблдың сипаттамасы;

3.3. Іс-шараның күнтізбелік-тақырыптық жоспары;

3.4. Бүкіл іс-шараның тұжырымдамасы мен идеологиялық бағыты;

3.5. Осы саладағы сапалы дағдылардың көрсеткіші ретінде алдыңғы контент жұмыстарын көрсету;

3.6. Мемлекеттік және квазимемлекеттік мекемелердің/ұйымдардың ауқымды іс-шараларын ұйымдастыру мен өткізуде жұмыс тәжірибесінің болуы;

3.10. Өнім беруші қажет болған жағдайда Қазақстанның кез келген қаласына, оның ішінде өңірлерге шығу мүмкіндігіне кепілдік беруі тиіс.

 

4. Сатып алынатын қызметтер

Форум өткізілетін күндер саны - 1 күн.

 

4.1. Үй-жайларды жалға алу.

Өнім беруші сыйымдылығы кемінде 300 адам болатын форум өткізуге арналған үй-жай ұсынады.

Өнім беруші келесіні қамтамасыз етуі керек:

- Пленарлық және панельдік сессияларды өткізуге арналған негізгі зал (сыйымдылығы 300 адамнан кем емес) – 1;

- Екі жақты кездесулер өткізуге арналған Конференц-зал – 1;

- ВИП диск – 1;

- Фойе – 1;

- Гала-кешкі ас өткізуге арналған үй-жай – 1;

- Кофе-брейк, түскі ас ұйымдастыруға арналған үй-жай – 1.

 

4.2. Шетелдік делегаттардың қонақ үйде тұруы.

Өнім беруші қатысушылардың қонақ үйде кемінде екі түн және кемінде 150 адам тұруын қамтамасыз етуі керек (нақты саны өнім берушімен келісіледі).

 

4.3. Құрылымы және безендіру.

Өнім беруші форум өткізілгенге дейін үй жайлардың тиісті құрылысын және ресімделуін қамтамасыз етеді:

1) тіркеу аймағын салу: бренділенген тіркеуге арналған үстел -1 дана, үстелдің ұзындығы кемінде 5 м., биіктігі 0,75 м., металл конструкциясын жалға алып, көлемі 6м*3м баннерді басып шығару 1 дана;

2) негізгі залды – кемінде 300 адамға арналған форумның пленарлық және панельдік сессияларын өткізуге арналған зал салу, оның ішінде: LED Display Wall дисплейі, дубляжды LED Display Wall, подиум, Төралқа (10 жиынтық санындағы ақ түсті кресло мен тұғыр), брендтелген спич трибунасы – 1 дана, суфлерлер – кемінде 2 дана;

3) залдың құрылымы: инсталляциялар, көрме павильондары (саны мен құрамын Тапсырыс беруші айқындайды);

4) Сымсыз интернетті қамтамасыз ету, сонымен қатар коммутациялық жабдықты монтаждау, коммутаторды, маршрутизаторды басқару, интернетке кіру нүктесі кемінде 500 мбит/с ;

5) гала-кешкі ас өткізу залын дайындау:

- LED Display Wall;

- дыбыстық жабдық.

 

4.4. Техникалық жарақтандыру.

Өнім беруші Форум өткізілетін үй-жайларды техникалық жарақтандыруды қамтамасыз етуі тиіс:

1) негізгі залды техникалық жарақтандыру:

- дыбыстық жабдық: микшерлік консольдер мен перифериялар, акустикалық жүйелер, дербес мониторинг жабдығы (Жабдық саны декорациялардың бекітілген эскиздеріне сәйкес анықталады);

- конференц-жабдық: дауыс зорайтқышы бар пульттер-кемінде 10 дана, кликерлер - кемінде 2 дана, басқару модулі кемінде- 1 дана, mp3 жазу кемінде - 1 дана);

- жарық жабдықтары: Жарық консольдері сигнал күшейткіштері, желілік жабдықтар мен перифериялар, газ разрядты шамы бар роботталған жарықтандыру құрылғылары, жарық көздері лэд бар роботталған жарық құрылғылары, жарық көзі лэд бар статикалық Жарық құрылғылары (Жабдық саны декорациялардың бекітілген эскиздеріне сәйкес анықталады);

- бейне жабдықтар: кемінде 1 дана бейне сервер, сигнал берудің пульттік жүйелері және перифериялық жабдық; жарықдиодты экрандар (LED Display Wall pixel pitch 3mm, 500×500 мм модуль өлшемі), кемінде 100 шаршы метр, суфлерлер (плазмалық СК панельдері, 50 дюйм) (Жабдық саны бекітілген декорация эскиздеріне сәйкес анықталады);

- Көріністердің конструкциялары, жүктерді интеллектуалды көтеру жүйесінің Электр тізбекті көтергіштері және такелаждық жабдықтар, Layher үлгісіндегі сахналық конструкциялар (Жабдық саны декорациялардың бекітілген эскиздеріне сәйкес айқындалады);

2) құттықтау кешкі ас өткізу залын техникалық жарақтандыру:

- дыбыстық жабдық: араластырғыш консольдер мен перифериялар, Акустикалық жүйелер, дербес мониторинг жабдықтары, тіректер, бэклин (саны декорациялардың бекітілген эскиздеріне сәйкес анықталады);

- бейне сервер, пульттік сигнал беру жүйесі және перифериялық жабдық, LED Display Wall 6м * 3,5 м саны 1 дана..

 

4.5. Өнім беруші Қазақстан Республикасы заңнамасының талаптарына сәйкес өнеркәсіптік қауіпсіздікке сараптама жүргізуді қамтамасыз етуге тиіс.

 

4.6. Графикалық және бейне материалдар өндірісі.

Өнім беруші өндірісті жүзеге асырады:

- логотип, форум брендбук;

– бейнеграфика (кезекші скринсейвер, сессия атаулары бар скринсейверлер) – тараптардың саны екіжақты келісімі бойынша;

- спикерлердің идентификаторы (әр спикер туралы графикалық бейнесюжеттер);

- графикалық ИНТРО (тек осы өнім үшін жасалған визуалды және дыбыстық эффектілермен бірге көркем компьютерлік графикаға толық немесе ішінара салынған кіріспе бейне);

- екі тілде (іс-шарадан бір ай бұрын) хабарландыру ролигі;

- есепті бейнеролик (бүкіл оқиғаның түсірілген бейнематериалы негізінде жиналған қысқа сюжет);

Форум барысында өнім беруші негізгі зал мен залды суретке түсіруді қамтамасыз етеді.

 

4.7. Көліктік қызмет көрсету.

Форум өткізілетін күндері өнім беруші трансферді қамтамасыз етеді:

– «форум өткізілетін орын-гала – кешкі-қонақ үй» бағыты бойынша форумға қатысушылар кемінде 200 адам (бұл ретте Тапсырыс беруші өнім берушіге тасымалдауға жататын қатысушылардың нақты тізімін ұсынуы тиіс);

– «қонақ үй – форум өткізілетін орын-Қонақ үй» бағыты бойынша форумның шетелдік қатысушылары кемінде 150 адам (бұл ретте Тапсырыс беруші өнім берушіге тасымалдауға жататын қатысушылардың нақты тізімін ұсынуы тиіс);

– «әуежай – қонақ үй – әуежай» бағыты бойынша форумның шетелдік қатысушылары кемінде 150 адам (бұл ретте Тапсырыс беруші өнім берушіге тасымалдауға жататын қатысушылардың нақты тізімін ұсынуы тиіс).

Өнім беруші микроавтобуспен және протоколдық сыныптағы автомобильдермен тасымалдауды қамтамасыз етуі тиіс. Көлік құралдарының санын тасымалдауға жататын қатысушылар санына қарай өнім беруші дербес айқындайды.

 

4.8. Тамақтануды ұйымдастыру.

Өнім беруші форум өткізілетін күні форумға қатысушылардың тамақтануын ұйымдастырады:

- кем дегенде 300 адамға арналған кофе-брейк;

- кем дегенде 300 адамға арналған түскі ас;

- кем дегенде 200 адамға арналған құттықтау гала-кешкі ас.

Мәзір Тапсырыс берушімен қосымша келісіледі.

Өнім беруші келесі талаптарға сай болуы керек:

- санитарлық-гигиеналық талаптардың сақталуын, сондай-ақ тағамның сапалы дайындалуын қамтамасыз ету;

- тағамдардың уақтылы дайындалуын және олардың жеткізілуін қамтамасыз ету;

- сапалы және жедел қызмет көрсетуді қамтамасыз ету үшін қызмет көрсету персоналының қажетті санын қамтамасыз ету.

 

4.9. Полиграфиялық қызметтер.

Өнім беруші ensite қатысушыларын тіркеуді жүзеге асырады (операторлар - санын өнім беруші айқындайды, ж